jeu. Août 5th, 2021

Covid-19 : L’accélération de la digitalisation des entreprises doit se pérenniser

Depuis son apparition il y a plus d’un an maintenant, la Covid-19 a bouleversé le monde du travail et l’organisation des entreprises. Mais outre le télétravail, cette crise inédite a été le signe d’une accélération des projets de digitalisation des processus. Iron Mountain, spécialiste de la gestion des informations et des documents, revient sur les avantages à la fois évidents et rentables d’une transformation numérique devenue aujourd’hui incontournable.

Un an après l’arrivée du virus en Europe, l’heure est aux premiers bilans. Sans surprise, en raison des confinements, des protocoles sanitaires et de l’urgence à poursuivre à tout prix la continuité de leur activité, les entreprises ont, pour bon nombre d’entre elles, accéléré leurs projets de digitalisation et entamé une transformation de fond de leurs services et de leurs processus. Si cette « transformation digitale forcée » s’est imposée de fait, de nombreux chefs d’entreprises entendent bien poursuivre leurs efforts en la matière. En effet, même si les réponses apportées par le numérique sur le court terme ont permis de survivre et de réduire la casse, le digital sur le long terme est une opportunité de mettre en place des stratégies de performance innovantes.

Des projets qui doivent être menés avec vigilance et en impliquant tous les services

La DARES, dans une dernière étude parue début 2021, annonce qu’en France, en janvier 2021, 2,1 millions de salariés auraient été en activité partielle (soit environ 11 % des salariés du privé), contre 2,5 millions en décembre 2020 et 8,4 millions en avril 2020. À côté des personnels mis en inactivité obligatoire dans quasiment tous les secteurs d’activité, les télétravailleurs, toujours selon l’enquête, auraient représenté en décembre 2020 quelques 55% des salariés dans les activités financières et d’assurances, 66% des salariés des métiers de l’information et de la communication, 37% des collaborateurs dans les activités immobilières ou encore 34% des personnels des services aux entreprises. L’enquête Acemo pour la DARES estime qu’au total ce sont 22% des salariés qui sont en télétravail.

Si des dirigeants expriment encore une certaine réticence, voire souhaitent freiner le ras de marrée numérique, la digitalisation des activités des entreprises apparaît comme une réponse évidente à la situation… à condition que les projets de transformation numérique soient menés sérieusement et avec des partenaires de confiance.

« Certains projets ont été faits dans la précipitation, sans réellement prendre le temps d’étudier toutes les offres du marché, indique Laurent Richardeau., directeur commercial et digital d’Iron Mountain France. En raison d’un calendrier contraint et rapide, ces projets ont probablement été imposés par un petit nombre de décideurs sans associer toutes les parties prenantes de l’entreprise. Enfin, certaines solutions reposent sur des technologies standardisées et donc peu adaptées aux besoins réels de chacun et souvent très coûteuses ».

Or lorsqu’elle a bien été bien menée, la digitalisation des activités de l’entreprise s’est révélée salutaire au moment du déclenchement de la crise sanitaire mais aussi après. Dans son étude sur la transformation numérique des entreprises et leur stratégie d’engagement client en temps de Covid-19, Twilio indique que « 92% des chefs d’entreprise interrogés affirment que la transformation de la communication numérique est critique pour faire face aux défis commerciaux survenus avec la Covid-19. » APPDynamics révèle de son côté que pour 88% des experts l’expérience client numérique est désormais la priorité.

Un retour en arrière inenvisageable au regard des avantages inhérents à la digitalisation

Comme l’indique BSI Economics, « la crise sanitaire a confirmé l’importance de la digitalisation dans les entreprises de toute taille et secteur, il s’agit d’une stratégie cruciale et non un élément facultatif. » Aujourd’hui, de nombreuses entreprises entendent accélérer leur transformation digitale notamment dans les domaines de la facture, de la relation et de l’onboarding client ou encore l’externalisation des services courrier…

Laurent Richardeau poursuit « Nous avons constaté une baisse considérable des communications papier. Par exemple, La Poste a annoncé avoir vu ses flux courrier réduire de 2 milliards en 2020 contre 1 milliard l’année précédente ! »

Pour Groupama Supports & Services, GIE de l’assureur spécialisé dans les SI, les achats et la logistique, client d’Iron Mountain :

« Pour nous, un retour en arrière est inenvisageable, d’autant que la crise n’a fait qu’accélérer notre démarche et permis de mettre 22 000 personnes en télétravail en seulement quelques jours, précise Nicolas Forges, responsable division Échanges et Contacts Clients. Avec la crise, nous avons dû aller plus vite et plus loin dans la digitalisation de nos services pour nos clients, mais aussi en interne afin de maintenir notre activité. Cette accélération va s’intensifier dans les mois et les années à venir, car elle est également dictée par les attentes de nos clients qui ont découvert la simplicité et l’apport de certains usages durant cette crise sanitaire ».

L’un des principaux arguments de la digitalisation, c’est la productivité. Et là encore, la crise a été révélatrice d’une accélération de la performance des collaborateurs en télétravail.

« Les gains de temps sont énormes, de 1 à 5 heures par semaine pour 70% des entreprises*, car les salariés ont appris à manipuler les documents et les outils collaboratifs, souligne Laurent Richardeau. En milieu industriel aussi, la productivité, en dehors du choc du confinement, s’est maintenue, voire améliorée de 5 à 10% car les entreprises ont su se réorganiser grâce à la digitalisation ». 

Reste aujourd’hui à enraciner l’usage de la digitalisation des activités de l’entreprise. Pour cela, des spécialistes tels qu’Iron Mountain poursuivent actuellement leurs développements. L’une des clefs pour stabiliser l’ensemble de ces efforts fournis par les entreprises durant la crise réside dans la standardisation d’outils connus et utilisés par tous. Ainsi, Iron Mountain ne cesse de renforcer son offre autour de la cybersécurité et la protection des données en réponse aux nombreuses demandes clients.

Autres priorités énoncées : la fiabilisation et la stabilisation des procédures externalisées (hosting, collaboratif) et le développement d’une approche globale de la gouvernance des informations. Différents axes de développement pour 2021 qui auront pour effet de convaincre de plus en plus d’entreprises d’aborder sereinement leur transformation numérique. 

*Source Étude Iron Mountain Octobre 2020