ven. Oct 18th, 2019
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La signature électronique, un accélérateur de business pour les entreprises

Par Matt Tuson, SVP & Managing Director EMEA, chez Conga

Depuis le 13 septembre dernier, de nouvelles dispositions facilitent la digitalisation de la procédure pénale. Cela comprend notamment la mise en œuvre de la signature électronique, un procédé de plus en plus utilisé dans tous les secteurs d’activité depuis l’entrée en vigueur en 2016 du règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services). Adopté par le Parlement Européen, il fixe les critères à respecter pour qu’un procédé de signature électronique soit valide au sein de l’Union Européenne.

 

Les organisations sont de plus en plus disposées à utiliser la signature électronique dans leurs activités quotidiennes, que ce soit pour les ordres d’achats, les contrats, les accords de confidentialité ou encore les documents juridiques :

 

Les outils et les processus dans le monde des affaires ont beaucoup évolué au cours de ces dix dernières, et nous avons notamment assisté à une demande accrue en matière de signature électronique. Le commerce est aujourd’hui mondialisé, interconnecté, digitalisé et bouge de plus en plus vite. Il est également de plus en commun pour des parties de signer des contrats tout en étant situées dans divers endroits géographiques. Les organisations cherchent à créer des processus pratiques, rapides et faciles à mettre en œuvre afin de répondre aux attentes élevées des clients, mais aussi pour permettre aux employés de travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Lorsque le processus de signature est encore basé sur le papier, il engendre des problèmes très réels et ralentit le rythme des affaires, une situation que les entreprises veulent à tout prix éviter dans un paysage ultra concurrentiel.

Avec l’accélération des affaires et l’automatisation croissante du commerce, les signatures sont plus importantes que jamais. Les relations, les accords et les contrats doivent être formellement ou légalement reconnus par les parties concernées ; ce qui donne lieu à un large éventail de documents commerciaux qui doivent être mis en œuvre pour être exécutoires. En outre, la signature électronique est un excellent exemple de la façon dont les organisations, qui digitalisent et intègrent leurs approches à tous les niveaux, aident leurs employés à accomplir leur travail plus facilement. L’objectif est en effet d’éliminer les étapes manuelles chronophages et risquées, de réduire les coûts inutiles, d’améliorer l’efficacité et de créer une meilleure expérience client et utilisateur.

De plus, la signature électronique comporte une étape supplémentaire d’identification grâce au suivi et à la vérification de l’adresse IP du destinataire et du signataire, ainsi qu’une authentification à deux facteurs pour assurer une sécurité et une piste d’audit complètes. Son déploiement est, pour l’essentiel, un élément majeur de la mise à jour et de la rationalisation des flux de travail et des processus documentaires dans l’ensemble de l’organisation.

Derrière la signature électronique, il y a la problématique de la vérification de l’identité en ligne. À l’avenir, elle sera encore plus importante dans tous les secteurs. Nous assisterons par exemple probablement à l’émergence d’aéroports sans papier, où les passeports physiques ne seront plus nécessaires. La biométrie aux comptoirs d’enregistrement et aux portes d’embarquement sera omniprésente, et les technologies de reconnaissance faciale et des empreintes digitales seront utilisées afin de vérifier l’identité des passagers. Dans les années à venir, il sera intéressant de voir où nous mènera l’évolution de la signature électronique.

Quoi qu’il en soit, la suppression des étapes manuelles et la création d’un système intégré et automatisé tout au long du cycle contractuel est aujourd’hui essentiel pour obtenir des processus plus efficaces, mais également plus rapides et sécurisés ; des enjeux cruciaux pour les organisations à l’heure de la transformation digitale.

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